Documentation
Implementation notes for real HR operations.
Docs are written for owners, HR, recruiters, finance, and implementation partners. They explain the model before the user enters the workspace.
1. Company foundation
Mulai dari tenant dan company profile. Data ini menjadi dasar role, billing, employee directory, payroll, dan audit.
Nama perusahaan dan legal name
Logo, alamat, nomor telepon, domain email
Department, job title, manager line
Owner, admin, HR, recruiter, finance, manager, employee role
Implementation detail
Tetapkan tenant owner, billing owner, HR owner, dan support contact sebelum employee data dimigrasikan.
Gunakan domain email perusahaan agar invite, approval, dan audit mudah dipisahkan dari akun personal.
Review struktur department dan manager line karena data ini dipakai oleh approval, leave, payroll, dan reporting.
2. User, employee, and role model
User login tidak selalu sama dengan employee record. Owner bisa mengundang admin tanpa otomatis menambah headcount payroll.
User account untuk login dan permission
Employee record untuk HRIS, payroll, cuti, dan dokumen
Invite flow untuk team member
RBAC backend enforced, bukan hanya tombol disembunyikan
Implementation detail
Pisahkan user login untuk akses aplikasi dan employee profile untuk data HR, payroll, attendance, dan dokumen.
Berikan role paling rendah yang masih cukup untuk pekerjaan user. Naikkan akses hanya setelah owner review.
Uji sample role HR, recruiter, finance, manager, dan employee sebelum tenant dibuka ke seluruh tim.
3. Attendance, leave, and approvals
Approval harus punya bukti. Setiap request membawa status, reviewer, timestamp, dan catatan perubahan.
Leave balance dan policy per tenant
Overtime dan OIL approval
Sick proof attachment
Activity log untuk approve, reject, reopen
Implementation detail
Definisikan leave policy, overtime rule, OIL conversion, attachment requirement, dan reviewer per department.
Pastikan setiap approval menyimpan requester, reviewer, decision, timestamp, note, dan perubahan status.
Gunakan reopen hanya dengan reason agar perubahan setelah approval tetap bisa diaudit.
4. Payroll close
Payroll bukan tombol generate saja. Run perlu draft, review, adjustment, lock, payslip, dan export.
Payroll period dan run status
Allowance, deduction, tax policy placeholder
Lock dan reopen dengan audit reason
Payslip PDF dan export finance review
Implementation detail
Kumpulkan attendance delta, allowance, deduction, reimbursement, unpaid leave, dan correction note sebelum run dibuka.
Gunakan draft-review-lock-publish agar finance bisa melihat perubahan sebelum payslip dirilis.
Simpan export reference dan reopen reason supaya payroll period tidak berubah tanpa jejak.
5. Recruitment and AI interview
AI membantu menyusun pertanyaan, ringkasan, dan score signal. Keputusan hiring tetap reviewable oleh recruiter.
Job campaign dan public apply link
Assessment builder dan stage pipeline
AI Interview Studio dan transcript summary
Scorecard, risk signal, and reviewer notes
Implementation detail
Mulai dari job campaign, assessment criteria, reviewer list, dan scoring rule sebelum public apply link dibagikan.
AI summary dan score signal harus dibaca bersama transcript, reviewer note, dan candidate stage.
Final hiring decision tetap berada pada recruiter atau hiring manager yang diberi wewenang.
6. Billing, credits, and provider readiness
Billing tetap product-owned. SSO mengatur identitas pusat, sementara plan, invoice, credit, dan usage detail dikelola Hire.
Plan: HR Core, AI Talent, People Suite
Stripe checkout and invoice history
AI interview assistant bot-hour usage
Missing provider keys shown as readiness state
Implementation detail
Pastikan plan, seat, employee limit, bot-hour, invoice, dan payment owner sudah sesuai sebelum go-live.
Provider readiness harus dicek untuk email, payment, storage, AI interview, dan support channel.
Limit yang tercapai sebaiknya ditangani sebagai upgrade atau capacity review, bukan bypass manual.
7. Security go-live checklist
Sebelum production, owner wajib meninjau role, 2FA, session, support contact, billing owner, dan export policy.
2FA untuk owner dan action penting
Role review untuk HR, finance, recruiter, manager
Session revoke dan audit review
Backup/export readiness untuk payroll dan employee records
Implementation detail
Aktifkan 2FA untuk owner, admin, HR, finance, dan user yang mengelola payroll atau hiring decision.
Review session, role, support access, export policy, dan backup sebelum data production masuk.
Jadwalkan audit review berkala untuk role drift, inactive users, payroll export, dan candidate data retention.
